같은 24시간을 살아가지만, 지인들과 약속시간 12시에 잡고 오전 업무를 정리하고 나가서 지인들을 만나서 이야기 하면서 이 약속에 어떤 사람은 약속에 허둥지둥 나왔다는 지인이 있는가 반면, 또 어떤 사람은 아침 일찍 운동을 하고, 산에도 다녀온 후 여유롭게 사우나까지 마친 뒤 약속 장소에 온 지인도 있었습니다. 이처럼 시간은 누구에게나 공평하게 주어지지만, 이를 활용하는 방식에 따라 하루의 밀도가 완전히 달라질 수 있습니다.
시간이 부족하다고 느끼는 것은 단순히 할 일이 많아서가 아니라, 시간을 관리하는 방식의 차이에서 비롯됩니다. 실제로 연구에 따르면, 시간 관리를 잘하는 사람들은 몇 가지 공통적인 습관을 가지고 있으며, 이 습관을 실천하면 누구나 하루를 더 효율적으로 활용할 수 있습니다.
이번 글에서는 과학적으로 검증된, 시간 관리를 잘하는 사람들의 5가지 비밀을 소개하겠습니다.
1. ‘중요한 일’부터 하는 습관 – 아이비 리 메서드
많은 사람들이 아침에 일어나면 가장 쉬운 일부터 시작합니다. 이메일을 확인하거나, SNS를 둘러보며 시간을 보내다 보면 어느새 하루가 빠르게 흘러가 버리죠. 하지만 연구에 따르면, 하루의 에너지가 가장 높은 시간대에 가장 중요한 일을 먼저 처리하는 것이 생산성을 극대화하는 핵심 전략입니다.
아이비 리 메서드 실천 방법:
- 하루의 끝에 다음 날 해야 할 중요한 6가지 작업을 적습니다.
- 중요도 순서대로 정리합니다.
- 다음 날 아침, 첫 번째 작업이 끝날 때까지 다른 일을 하지 않습니다.
- 하나가 끝나면 다음 작업으로 넘어갑니다.
- 하루가 끝나면 남은 일을 다시 정리하고, 다음 날의 리스트를 작성합니다.
이 방법은 단순하지만, 불필요한 결정 피로를 줄이고 중요한 일부터 처리할 수 있도록 도와줍니다.
2. 시간을 ‘블록’ 단위로 계획하기 – 타임 블로킹(Time Blocking) 기법
시간 관리를 잘하는 사람들은 단순히 ‘할 일 리스트(To-Do List)’를 작성하는 것이 아니라, 각 작업을 수행할 정확한 시간을 미리 정해 놓습니다. 이 방법을 ‘타임 블로킹(Time Blocking)’ 기법이라고 하며, 테슬라와 스페이스X의 CEO 일론 머스크도 이 기법을 활용하는 것으로 유명합니다.
타임 블로킹 실천 방법:
- 할 일 리스트를 작성한 후, 각 작업에 필요한 시간을 예측합니다.
- 일정표(캘린더)에 해당 시간을 블록처럼 예약합니다.
- 그 시간 동안은 다른 일을 하지 않고 해당 작업에만 집중합니다.
- 작업이 끝나면 다음 블록으로 이동합니다.
예를 들어,
- 9:00~10:30 – 프로젝트 작업
- 10:30~11:00 – 이메일 및 회신
- 11:00~12:00 – 보고서 작성
이런 식으로 시간을 구체적으로 계획하면, 하루가 훨씬 체계적으로 흘러가게 됩니다.
3. ‘마감 효과’를 활용하여 집중력 높이기 – 파킨슨의 법칙
“어떤 일이든 주어진 시간이 길어질수록 더 오래 걸린다.”
이것이 바로 파킨슨의 법칙(Parkinson’s Law) 입니다. 예를 들어, 보고서를 쓰는 데 원래 3시간이 걸릴 작업이라도, 마감 기한이 일주일 후라면 사람들은 작업을 미루다가 결국 마감 직전에 몰아서 끝내는 경우가 많습니다.
시간 관리를 잘하는 사람들은 이 법칙을 역이용하여, 일부러 짧은 마감 기한을 설정함으로써 불필요한 시간을 줄이고 집중력을 높입니다.
파킨슨의 법칙 실천 방법:
- 각 작업에 대한 ‘가짜 마감 기한’을 설정합니다.
- 일이 끝나는 시간을 앞당겨 놓고 그 시간 내에 끝내도록 노력합니다.
- 일을 미루지 않도록, 25분 집중 + 5분 휴식(포모도로 기법)을 활용합니다.
이렇게 하면 작업 속도가 빨라지고, 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.
4. ‘완벽’ 대신 ‘완료’를 목표로 한다 – 80/20 법칙
많은 사람들이 시간을 낭비하는 가장 큰 이유는 완벽주의(perfectionism) 때문입니다. 완벽하게 글을 쓰려고 하다가 시간이 지나가고, 이메일 한 통을 보내는 데 30분 이상 걸리는 경우도 있습니다.
하지만 80/20 법칙(파레토 법칙)에 따르면, 우리가 하는 일의 20%가 전체 결과의 80%를 결정합니다. 즉, 모든 것을 완벽하게 하려고 하기보다, 가장 중요한 20%에 집중하는 것이 시간 관리의 핵심입니다.
80/20 법칙 실천 방법:
- 목표를 정할 때 ‘완벽’보다 ‘완료’를 우선합니다.
- 전체 작업 중 가장 중요한 20%에 집중합니다.
- 세부적인 것에 집착하기보다, 본질적인 부분을 해결하는 데 집중합니다.
5. 반복적인 결정을 줄인다 – 오바마와 스티브 잡스의 ‘결정 피로 최소화’ 전략
시간 관리를 잘하는 사람들은 ‘결정 피로(Decision Fatigue)’를 줄이는 데 집중합니다. 하루에도 우리는 수많은 결정을 내려야 하는데, 이 과정에서 정신적인 에너지가 소모되고 결국 중요한 결정에서 실수를 할 확률이 높아집니다.
결정 피로를 줄이는 방법:
- 루틴화: 오바마 전 미국 대통령은 불필요한 결정을 줄이기 위해, 항상 같은 스타일의 정장을 입었습니다. 스티브 잡스 역시 같은 검은색 터틀넥과 청바지를 입으며 옷을 고르는 데 시간을 쓰지 않았습니다.
- 미리 계획: 아침마다 “오늘 뭘 할까?” 고민하는 대신, 전날 미리 계획을 세웁니다.
- 사소한 결정 자동화: 식사 메뉴, 옷 선택 등 반복적인 결정을 최소화하면 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
결론 – 시간을 다르게 쓰면 삶이 달라진다
약속 을 앞두고 어떤 사람은 허둥지둥 준비하고, 어떤 사람은 여유롭게 본인의 스케줄을 다 소화하는 사람은 시간을 관리하는 방식의 차이입니다.
시간 관리를 잘하는 사람들은
- 중요한 일을 먼저 처리하고,
- 시간을 ‘블록’ 단위로 계획하며,
- 마감 효과를 활용해 집중력을 높이고,
- 완벽주의를 버리고,
- 사소한 결정을 줄여 더 중요한 일에 에너지를 씁니다.
시간은 누구에게나 동일하지만, 이를 어떻게 활용하느냐에 따라 삶의 질이 달라질 수 있습니다. 위 방법들을 실천해 본다면, 하루 24시간이 훨씬 효율적으로 활용될 것이며, 더 많은 것을 성취하는 자신을 발견하게 될 것입니다.